Vrijwilligersrooster en app voor je buurthuis of dorpshuis

Je maakt de diensten één keer aan: de bardienst, de kassa, opbouw en afbouw, met de tijden en hoeveel mensen er nodig zijn. Een dienst is eenmalig of komt elke week of om de week terug, en kan bij een activiteit of een zaalverhuur horen. Vrijwilligers schrijven zich zelf in, voor één keer of meteen voor de komende weken.

• Diensten die elke week of om de week terugkomen
• Diensten bij een activiteit of een zaalverhuur
• Inschrijven voor één datum of een reeks van maximaal tien keer
• Vaste vrijwilligers zet je één keer in; het rooster vult zich acht weken vooruit

Vrijwilligers loggen in met een 6-cijferige code die ze per mail krijgen. Geen wachtwoord, geen account aanmaken. Ze zien meteen hun komende diensten, zoals de bardienst of de kassa, en de activiteiten waar ze zich voor aangemeld hebben. Ook geven ze daar door wanneer ze kunnen en wanneer ze op vakantie zijn.

• Inloggen zonder wachtwoord, ook voor wie niet zo digitaal is
• Eigen tijdlijn met diensten (oranje) en activiteiten (blauw)
• Direct in- en uitschrijven voor diensten
• Inlog-link delen via WhatsApp werkt ook

Vrijwilligers zien op hun eigen startpagina welke diensten deze week nog open staan, zodat iemand een gat kan opvullen. Op jouw dashboard zie je hoeveel diensten er deze week nog leeg zijn, en welke daarvan binnen twee dagen vallen.

De avond ervoor om 18.00 uur krijgen ze een herinnering per mail, met de dienst als bijlage voor in hun agenda. Wie onze app op de telefoon zet (gratis, voor iPhone én Android) krijgt het ook als pushbericht. Kan iemand toch niet, dan meldt die zich af in het portaal of de app en staat de plek weer open. Plan jij iemand in, dan zit in de mail daarover een knop "Kan ik niet": afmelden zonder in te loggen, en jij krijgt bericht.

Veel buurthuizen en dorpshuizen beginnen met een rooster in Excel en een appgroep. Dat werkt, tot iemand afzegt of een dienst wil overnemen en niemand meer weet welke versie klopt. Hier staat het rooster op één plek, en wat er verandert, ziet iedereen meteen.

Met elk gewerkt uur sparen vrijwilligers punten, en ze klimmen vanzelf op: van Nieuwkomer via Actief, Regelgast en Steunpilaar naar Legende. Een schouderklop die zichzelf regelt.